Как составить сопроводительное письмо к документам в ГИТ и ФСС: готовый шаблон и рекомендации

Когда вы направляете документы в ГИТ, ФСС или другие органы, обязательно составляйте сопроводительное письмо. Оно поможет избежать проблем, если адресат потеряет один из документов или обвинит в нарушении сроков сдачи. Дело в том, что именно на сопроводительном письме ставят отметку о получении с датой приема. Как должен выглядеть документ и какую информацию в нем указать помимо перечня приложений? Расскажем и дадим готовый образец.

Шапка документа
Сопроводительное письмо оформляйте на фирменном бланке организации. В шапке укажите адресата. Перечислите должность, фамилию, имя, отчество получателя. Поскольку установленного образца письма нет, объем информации о своей организации определите самостоятельно в зависимости от адресата. Как правило, фирменный бланк уже содержит контактные данные организации. Если фирменного бланка у организации нет, напишите ее название, адрес, телефон, е-mail. Если направляете документы в контролирующий орган, укажите информацию об ОКПО, ОГРН, ИНН организации.

Основная часть
Основная часть состоит из заголовка, обращения к адресату, текста письма и списка приложений. В оформлении придерживайтесь стандарта, утвержденного в организации. Если его нет, руководствуйтесь требованиями ГОСТ P 6.30–2003. Текст сопроводительного письма пишут в официально-деловом стиле, он должен быть кратким и простым. Укажите, с какой целью направляете документы. Обычно текст начинают со слов «согласно…», «во исполнение… направляем вам…», «высылаем вам…»:

Пример. Согласно Правилам финансового обеспечения предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников и санитарно-курортного лечения работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами, утвержденным приказом Минтруда России от 10.12.2012 № 580н, направляем вам документы для получения финансового обеспечения за счет сумм страховых взносов.
При необходимости, напишите, каких действий ожидаете от адресата, например: Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть заявление и направить в наш адрес ответ.

Приложения

Всегда проставляйте отметку о наличии приложений под основным текстом письма. Она облегчает обработку почты для вас и для адресата, а также снижает вероятность потерять приложения.

В разделе «Приложения» обязательно перечислите все приложенные к письму документы, укажите их количество и объем:

Пример. Приложение. Сообщение о страховом случае в 1 экз. на 1 л.
Если в тексте вы упоминаете название документа, то достаточно будет указать количество листов и экземпляров: «Приложение в 1 экз. на 2 л.». Если адресатов несколько, а приложения нужно отправить кому-то одному, сделайте отметку: «Приложение в 1 экз. на 12 л. только первому адресату».

Заключительная часть
Состоит из подписи автора документа и информации об исполнителе. В подписи можно использовать фразу «С уважением, …». Если название организации указано в шапке, его не дублируют в названии должности. В расшифровке подписи инициалы ставят перед фамилией. Отметку об исполнителе оформляют в конце письма шрифтом меньше основного. Указывают фамилию, имя, отчество, номер телефона.

Образец сопроводительного письма


Подготовлено с помощью журнала "Справочник специалиста по охране труда" №10, октябрь 2017